Управление корреспонденцией

 

Отсутствие системности в управлении корреспонденцией на больших предприятиях (когда в деловую переписку с контрагентом вовлечены несколько функциональных подразделений предприятия) приводит к отсутствию единства в оценке ситуации.
 

Так, например, подразделение по снабжению, являющееся ответственным за оперативное взаимодействие с контрагентом по договору поставки товароматериальных ценностей, отказывается от приемки поставленного контрагентом товара в связи с ненадлежащим качеством последнего и направляет контрагенту соответствующее уведомление. При этом контрагент направляет товаросопроводительные документы в адрес бухгалтерской службы, которая формально принимает товар к учету и подписывает акт сверки взаимных задолженностей, подтверждающий действительность права требования контрагента в отношении оплаты товара.
 

Актуальность выстраивания системного подхода к управлению корреспонденцией связана с решением двух важнейших для предприятия задач:

- формирование и последовательное воспроизведение позиции предприятия по оперативному вопросу, способного лечь в основу договорного спора (срыв сроков согласования, поставки или исполнения, ненадлежащее качество товаров, работ, услуг и т.п.).

- оперативное реагирование на вопросы, способные лечь в основу договорного спора, путем выдачи руководителем распоряжений по устранению недостатков, нарушений и пр.
 

В силу вышеизложенного выстраивание эффективной работы с корреспонденцией представляет собой меру превентивного характера, позволяющую существенно снизить правовые и административные риски предприятия. Путем деловой переписки контрагенты выражают свои нарекания, которые могут перерасти в претензии, иски и предписания. Своевременное устранение причин таких нареканий, заблаговременное формирование единой позиции организации существенно усиливает правовую позицию предприятия в договорном споре и способствует повышению эффективности его работы в целом.

 

Встречный характер исполнения обязательств (ст. 328 ГК РФ), обязанность по оказанию содействия (например, ст. 718 ГК РФ) являются существенными обстоятельствами для оценки правомерности сделок стороны по договору при ненадлежащем исполнении или неисполнении договора другой стороной.
 

Например, доказательствами добросовестности подрядчика в споре, вытекающем из договора подряда, в случае ненадлежащего исполнения обязательств со стороны заказчика и будут являться письма-уведомления, письма-напоминания и пр. Факт просрочки выполнения работ (срыв календарных сроков), квалифицируемый по общему правилу как нарушение обязательств на стороне подрядчика, может быть признан судом просрочкой встречного исполнения. Это исключает применение к подрядчику мер гражданско-правовой ответственности в виде присуждения ко взысканию убытков и (или) неустойки. Признание просрочки исполнения просрочкой встречного исполнения возможно, только если подрядчик сумеет доказать, что такая просрочка вызвана действиями и (или) бездействием заказчика. Доказывание таких обстоятельств будет более успешным при наличии развернутой оперативной переписки сторон по вопросам сотрудничества.
 

Работа по управлению корреспонденцией должна инициироваться и контролироваться юридической службой. Корреспонденция является одним из важнейших доказательств в гражданском и арбитражном процессе. Однако для того, чтобы корреспонденция приобрела статус доказательства, сторона должна не только обеспечить системное хранение переписки, но и доказать факты отправки и получения писем контрагентом.

 

С учетом многообразия форм переписки (электронная, факсимильная, почтовая) следует жестко регламентировать использование той или иной формы для отправления того или иного вида сообщения, а также полномочия должностных лиц на подписание тех или иных документов оперативного характера. Так, например, внутренними нормативными документами предприятия может быть жестко установлено использование средств факсимильной связи для отправки уведомления о готовности к отгрузке, а для отправки коммерческого предложения – средств электронной почты.

Кроме того, отдельным организационным аспектом является регламентация использования факсимиле при подписании договоров и документов, связанных с их исполнением. Рекомендуется использовать собственноручную подпись представителя, полномочия которого установлены соответствующими документами (уставом или доверенностью).

Елена Яргина, к.ю.н., EMBA, Генеральный директор ООО «Бюро рациональных цивилистов»