О пользе и вреде должностных инструкций

Трудовой кодекс РФ не содержит упоминаний о должностных инструкциях работников, поэтому их отсутствие не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность для работодателя. Однако уж слишком часто этот термин звучит в арбитражном суде. В каких случаях стороны споров обращаются к этому необязательному документу? Попытаемся выяснить это, обратившись к соответствующей обширной практике.

Pro

Так, например, благодаря наличию должностных инструкций организации удалось отстоять экономическую обоснованность расходов на мобильную связь. Налоговому органу не понравилось, что налогоплательщик включил в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль, суммы, оплаченные за телефонные звонки без счетов телефонных станций с наименованием фирм, с которыми велись переговоры, а также перечнем всех номеров абонентов, стран и дат.

Однако ФАС МО в постановлениях от 07.02.2007 № КА-А40/113-07 и от 16.07.2007 № КА-А40/5441-07 решил, что глава 25 НК РФ не содержит требований об обязательности получения детализированных счетов и составления отчета по каждому звонку.

Оказалось достаточным представить суду копии должностных инструкций работников и приказов по организации, из которых следовало, что в обязанности ряда сотрудников входит ведение переговоров по мобильному телефону.

Должностные инструкции помогают также в обосновании приобретения для сотрудников проездных билетов на городской транспорт (постановления ФАС МО от 29.01.2007 № КА-А40/13892-06 и от 27.05.2008 № КА-А40/4343-08), пользования Интернетом (Постановление ФАС МО от 25.01.2007 № КА-А40/13043-06) и даже участия в международном симпозиуме (Постановление ФАС МО от 02.08.2006 № КА-А40/7139-06).

ФАС МО в Постановлении от 24.01.2008 № КА-А40/14391-07 посчитал обоснованными расходы организации на обучение главбуха английскому языку. Ведь обязанность по повышению квалификации была указана в его должностной инструкции, а потребность в таких знаниях связана с отсутствием в штате переводчика, а также с необходимостью применения знаний при ведении организацией внешнеэкономической деятельности.

В другой ситуации организациям пришлось ворошить должностные инструкции своих работников, чтобы доказать обоснованность расходов на услуги сторонней организации по производственно-хозяйственному менеджменту. Судей убедило то, что в должностные обязанности собственных штатных сотрудников подобная работа не входила (Постановление ФАС СЗО от 16.08.2007 № А26-8439/2006-217).

Нередко должностная инструкция становится убедительным аргументом для определения размера пособий по временной нетрудоспособности.

Так, ФСС выразил сомнения в обоснованности установленного работнице высокого должностного оклада, из которого ей было рассчитано пособие по беременности и родам. Однако ФАС СЗО в Постановлении от 09.08.2007 № А26-7761/2006-25 решил, что, судя по возложенным на работницу должностным обязанностям, данная оплата не является чрезмерной.

В другом случае ФСС пытался отказать индивидуальному предпринимателю в возмещении пособия по беременности и родам по причине того, что его работница фактически не осуществляла трудовые обязанности. Договоры, счета-фактуры, расходные кассовые ордера были подписаны непосредственно предпринимателем, в то время как согласно должностной инструкции это входило в обязанности самой сотрудницы.

Между тем ФАС ВСО в Постановлении от 03.11.2009 № А33-6289/2009 отметил, что ни трудовым договором, ни должностной инструкцией сотруднице не было предоставлено право без доверенности совершать гражданско-правовые сделки от имени предпринимателя, а также подписывать первичные бухгалтерские документы. На этом основании данный довод ФСС не был принят во внимание судом.

Впрочем, иногда инструкция только мешает. Например, ФСС заключил, что должностная инструкция заместителя генерального директора предусматривает исполнение обязанностей, требующих специальных познаний о методах руководства, действующем законодательстве, а также соответствующей квалификации в финансово-экономической области. Но принятая на эту должность беременная работница такого образования и навыков не имеет. ФАС ВСО в Постановлении от 30.09.2008 № А33-3302/2009 с этим доводом согласился и отказ ФСС в возмещении суммы пособия признал обоснованным.

ФАС ДВО в Постановлении от 20.10.2008 № Ф03-4504/2008 резюмировал, что доведенная магазином до сведения под роспись продавцу должностная инструкция свидетельствует, что при той степени заботливости и осмотрительности, какая требовалась магазину, он принял все зависящие от него меры для соблюдения законодательства, регулирующего оборот алкогольной и спиртосодержащей продукции. Суд решил, что оснований для того, чтобы штрафовать магазин за продажу продавцом спиртных напитков несовершеннолетнему ребенку, в этом случае нет.

Показательна и следующая ситуация. Сельхозпредприятие, в котором незаконно трудились граждане Узбекистана, избежало штрафа в 1,2 млн рублей. Седьмой ААС в Постановлении от 30.07.2009 № 07АП-5168/09 пришел к выводу, что одним из аргументов в пользу того, что сельхозпредприятие не принимало на работу иностранных граждан, было выполнение ими работы с ведома зоотехника, в должностные обязанности которого наем работников не входит. Сам же директор на работе в это время отсутствовал и о самоуправстве зоотехника ничего не знал.

ФАС ДВО в Постановлении от 13.10.2008 № Ф03-4310/2008 рассмотрел случай, когда Пенсионный фонд РФ посчитал необоснованным назначение медсестре льготной пенсии по причине того, что она не была занята обслуживанием больных в течение полного рабочего дня. И только на основании должностной инструкции суд установил, что время обслуживания больных на дому также признается временем выполнения работ, производимых с целью обеспечения основных трудовых функций.

Да что там говорить, даже когда заместитель начальника ИФНС принял решение о наложении на организацию административного штрафа, ФАС СКО изучал его должностную инструкцию на предмет таких полномочий (Постановление от 30.07.2007 № Ф08-4641/2007-1793А).

Для тех, кого приведенные примеры убедили в необходимости наличия инструкций, Федеральная служба по труду и занятости в Письме от 09.08.2007 № 3042-6-0 сообщила, что основой для их разработки служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.

Должностная инструкция может как быть приложением к трудовому договору, так и утверждаться работодателем в качестве отдельного документа.

Ее нужно разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании, ведь она необходима как в интересах работодателя, так и работника.

Аргументы при этом Роструд приводит следующие: отсутствие должностной инструкции иногда препятствует работодателю обоснованно отказать в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между работниками, временно перевести сотрудника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения последним трудовой функции.

Кстати, о должностной инструкции вспоминают, когда хотят привлечь работника к дисциплинарной или материальной ответственности. И тут она становится неоценимым помощником.

Contra

Тем не менее довольно много аргументов и в пользу того, что можно работать без должностных инструкций.

Самыми заинтересованными в отсутствии такого документа являются работники организации. Ведь без него, как говорится, они за все болеют, но ни за что не отвечают.

Да и все та же арбитражная практика подтверждает, что инструкция — это не главное.

Так, нередко налоговые инспекции требуют, чтобы в должностных инструкциях главных бухгалтеров была упомянута обязанность по подписанию счетов-фактур. Однако ФАС МО в Постановлении от 25.09.2006 № КА-А40/9117-06 решил, что это требование необоснованно.

Тот же суд в Постановлении от 26.09.2008 № КА-А40/4562-08 заключил, что отсутствие должностных инструкций работников организации, в которых содержались бы сведения о необходимости использования сети телекоммуникационной связи в служебных целях, не может выступать основанием, свидетельствующим, что у организации нет потребности в доступе к этим каналам.

Семнадцатый ААС в Постановлении от 08.10.2008 № 17АП-7205/2008-АК не принял во внимание тот факт, что до продажи алкогольной продукции несовершеннолетнему покупателю организация ознакомила продавца с его должностной инструкцией, так как данный документ не служит доказательством, свидетельствующим о принятии организацией достаточных мер по соблюдению действующего законодательства, поскольку контроль за соблюдением продавцами требований законодательства работодателем не осуществлялся.

Другая организация, чтобы не давать налоговикам повод для придирок в отношении тех или иных положений должностных инструкций, вообще не предъявила их по требованию налоговой инспекции.

Попытки привлечь компанию за это к налоговой ответственности пресек ФАС МО. В своем Постановлении от 01.09.2008 № КА-А40/7739-08-П он указал, что согласно ст. 31, 32 НК РФ у налогового органа нет права запрашивать такие документы как не имеющие отношения к исчислению и уплате налогов.

Поддержал столичных судей и ФАС ДВО, который в Постановлении от 30.09.2009 № Ф03-5056/2009 установил, что документы, истребуемые ИФНС у предпринимателя (по выплате заработной платы, должностные инструкции работников), не имеют отношения к возмещению из бюджета НДС у ООО, в отношении которого проводилась камеральная проверка.